Goldene Regeln für barrierefreie Dokumente

Im Rahmen der Online-Veranstaltungsreihe „Breite Beteiligung Konkret!“ fand im Dezember 2024 die dritte Ausgabe statt, die sich dem Thema „Impulse für barrierefreie Dokumente“ widmete. Referent Ramin Siegmund, Instruktionsdesigner an der Philipps-Universität Marburg, führte die Teilnehmer*innen durch eine praxisorientierte Einführung in die Erstellung barrierefreier Dokumente mit dem Produkt Microsoft Word.

Die vier „goldenen Regeln“ barrierefreier Dokumente

Siegmund betonte, dass barrierefreie Dokumente vier zentrale Anforderungen erfüllen müssen: Sie sollen wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust sein.

-> Wahrnehmbarkeit bedeutet, dass die Funktionen des Dokuments klar sein müssen. Ein integrierter Direktlink im Text ist dann zum Beispiel optisch ersichtlich und korrekt betitelt.

-> Bedienbarkeit bedeutet, dass zum Beispiel eine logische Reihenfolge und Struktur im Dokument eingehalten wird. Wir erklären später in diesem Text, wie das funktioniert.

-> Verständlichkeit bedeutet, dass Funktionen wie Aufzählungen per Liste auch korrekt mit den Word-Funktionen dafür ausgewiesen werden.

-> Um für die die Robustheit des Dokuments zu sorgen, reichen bereits die vielen automatisierten Funktionen von Word wie der automatisierte Barrierefreiheitscheck, der im Programm integriert ist.

Dokumentenvorbereitung

Doch nun noch einmal von Beginn weg: Der erste Schritt zur Erstellung eines barrierefreien Dokuments besteht darin, diesem grundlegende Eigenschaften hinzuzufügen. Dazu gehört, einen klaren Dokumententitel anzugeben sowie die hinterlegten Angaben zu Autor*in und Sprache auf Korrektheit zu überprüfen. Diese Metadaten bilden die Basis.

Barrierefreie Dokumente erfordern eine klare und saubere Struktur, die frei von unnötigen Elementen oder Inkonsistenzen (Widersprüchlichkeit) ist. Um dies sicherzustellen, empfiehlt sich die Nutzung von Funktionen, die die Übersicht und Bearbeitung des Dokuments erleichtern. Eine hilfreiche Methode ist das Anzeigen von Absatzmarken und ausgeblendeten Formatierungssymbolen. Dadurch können beispielsweise überflüssige Leerzeichen schnell identifiziert und entfernt werden. Zusätzlich bietet der Navigationsbereich eine praktische Gesamtübersicht über die Ebenen und Kapitel des Dokuments, was die Strukturierung und Navigation erheblich erleichtert.

Formatvorlagen sorgen für eine klare Struktur im Dokument, indem sie die Funktion jedes Absatzes definieren, beispielsweise als Überschrift, Aufzählung oder Titel. Sie ermöglichen es, einzelne Absätze und alle mit derselben Vorlage versehenen Inhalte einheitlich und effizient zu formatieren. Diese Strukturierung ist nicht nur optisch hilfreich, sondern auch entscheidend für die Barrierefreiheit, da Screenreader die zugewiesenen Formatvorlagen erkennen und korrekt interpretieren können.

Dokumentenerstellung und -gestaltung

Die Gestaltung barrierefreier Dokumente umfasst mehrere wichtige Aspekte. Der Fließtext sollte linksbündig formatiert sein, ohne Blocksatz. Abstände zwischen Texten, Überschriften oder Abbildungen sollten ausschließlich über Formatvorlagen definiert werden, nicht durch manuelles Einfügen von Leerzeilen. Grafiken sollten mit der Einstellung „Mit Text in Zeile“ eingefügt werden und stets einen Alternativtext enthalten, um deren Inhalt auch für Screenreader zugänglich zu machen. Für Listen, Nummerierungen und Aufzählungen ist die automatische Listenfunktion von Word zu verwenden, um eine klare Struktur zu gewährleisten.

Tabellen sollten einfach gehalten werden, mit klar definierten Zeilen- und Spaltenüberschriften. Das Verbinden von Zellen oder das Erstellen komplexer, ineinander verschachtelter Tabellen sollte vermieden werden, um die Lesbarkeit zu sichern. Links in barrierefreien Dokumenten müssen sich optisch vom übrigen Text abheben und aussagekräftige Beschreibungen des Linkziels enthalten, um die Navigation zu erleichtern

Dokumentenabschluss

Abschließend sollten einige wichtige Maßnahmen durchgeführt werden, um ein barrierefreies Dokument fertigzustellen. Zunächst ist es notwendig, die Gliederung zu überprüfen. Mithilfe des Navigationsbereichs lässt sich kontrollieren, ob die Ebenen korrekt strukturiert sind und eine hierarchisch logische Reihenfolge aufweisen, ohne dass Ebenen übersprungen wurden. Anschließend empfiehlt sich die Durchführung der Barrierefreiheitsprüfung, die über den Reiter „Überprüfen“ gestartet werden kann.

Fehler, die dabei identifiziert werden, sollten unbedingt behoben werden, während Warnungen möglichst ebenfalls berücksichtigt werden sollten. Zuletzt wird das Dokument in ein barrierefreies PDF umgewandelt. Dies geschieht über die Funktion „Speichern unter“. Dabei ist darauf zu achten, in den Optionen alle Felder für „Nicht druckbare Informationen“ zu aktivieren, um die Barrierefreiheit auch im PDF-Format sicherzustellen.