Wie funktionieren Meetings und Veranstaltungen, an denen man sowohl vor Ort als auch online teilnehmen kann?

Im Juli haben wir uns in Zusammenarbeit mit dem K-Punkt ländliche Entwicklung und unterstützt durch die translake GmbH im Klosterheiligkreuztal ein erstes Mal in Eigenregie an ein hybrides Veranstaltungsformat gewagt. Das heißt: Wir haben ausprobiert, wie sich Veranstaltungen so gestalten lassen, dass sowohl eine Präsenzteilnahe als auch eine digitale Zuschaltung möglich ist.

Unsere Erfahrungen haben wir bereits in einem Blogbeitrag festgehalten. Die versprochene ausführliche Beantwortung der vielen Fragen, die uns zur Umsetzung von digitalen Formaten erreicht haben, folgt an dieser Stelle. Wir haben mittlerweile technisch aufgerüstet und bei unserer Mitgliederversammlung ein weiteres Mal mit einem hybriden Veranstaltungsformat experimentiert.

Wir möchten die Gelegenheit nutzen, erneut unsere Erfahrungen zu teilen und ein FAQ zu den Möglichkeiten und Grenzen hybrider Veranstaltungen auf Grundlage unserer Erfahrungen zur Verfügung stellen.

Das Setup für die hybride Mitgliederversammlung war folgendermaßen:

• Die 16 vor-Ort-Teilnehmenden saßen in U-Form mit dem erforderlichen Abstand. Auf Sie war eine 180°-Konferenz-Webcam Der Ton wurde mit einem Konferenz-Speaker aufgenommen. Dieser übertrug zum einen den Ton aus dem Raum in das digitale Meeting und gab gleichzeitig den Ton der digitalen Teilnehmenden wieder. Ton und Bild wurden für die Online-Teilnehmenden per Webex-Videokonferenz übertragen.
• Die Online-Teilnehmenden wurden wiederum mithilfe eines Beamers für die Präsenzteilnehmenden sichtbar und über den Konferenz-Speaker hörbar.
• Im Laufe der Veranstaltung haben wir bemerkt, dass Präsenzteilnehmende, die zu weit vom Speaker entfernt saßen, schlecht zu hören waren. Wir sind daher dazu übergegangen, dass die vor-Ort-Teilnehmenden in ein schnurloses Saal-Mikrofon gesprochen haben. Den dazugehörigen Lautsprecher haben wir in die Nähe des Konferenz-Speakers gerückt.

Fazit: Ton und Bildqualität frühzeitig und ausgiebig testen, damit bei Problemen nachgesteuert werden kann.

FAQ zu hybriden Veranstaltungsformaten

Vorbereitung

Welche Software nutzt ihr für die Online-Anmeldung / Datenerfassung?

Wir von der Allianz greifen oft auf ein WordPress-Plug-In zurück, um Anmeldungen direkt auf unseren Homepages möglich zu machen. Geeignet sind insbesondere Fragebögen, die „wenn-dann“-Logiken ermöglichen, um mit einem Formular die unterschiedlichen benötigten Daten von vor-Ort und Online-Teilnehmenden zu erfassen (bspw. Eveeno o. Guestoo).

Was ist der Vorteil eines Livestreams gegenüber einer Videokonferenz?

Bei größeren Veranstaltungen, bei denen einzelne Teilnehmende nicht sichtbar sein sollen, bietet sich ein Livestream gut an. Ein Livestream ist gegen Störungen von außen weniger anfällig und datensparsamer was die Bildrechte der Zuschauer*innen betrifft. Der Nachteil ist dabei, dass man nicht direkt interagieren kann. Redebeiträge aus dem digitalen Raum sind dann leider nicht möglich.

Team vor Ort

Wie viele Leute braucht es vor Ort?

Für ein Setup wie oben beschrieben brauch es mindestens eine zusätzliche Person, die die Online-Teilnehmenden kontinuierlich betreut, d.h. deren Bedürfnisse z.B. über den Chat der Videokonferenz im Blick hat. Das Ankommen der digitalen und präsentischen Teilnehmenden sollte räumlich getrennt und durch unterschiedliche Personen betreut werden, damit die teils unterschiedlichen Teilnahmeinformationen von beiden Gruppen gut verstanden werden und sich alle willkommen fühlen.

Kamera

Steht jemand hinter der Kamera? Muss das ein fachlich qualifizierter Mensch sein?

Die Kamera muss während des Meetings nicht unbedingt betreut werden. Je nach Modell sollte man sich mit den Funktionen auseinandersetzen: Sichtfeld, Autozoom, etc. Eventuell muss für Voreinstellungen ein Programm zur Webcam installiert werden. Für die meisten einfachen Kameras ist kein spezielles Fachwissen erforderlich: Einschalten, ausrichten und los geht’s!

Was ist der Vorteil einer Meeting Owl?

owllabs.eu bietet Meeting-Systeme mit 360°-Webcam und integriertem Konferenz-Speaker.

Welchen Tipp zur Sichtbarkeit der Podiumsgäste gibt es, wenn nicht alle z.B. Interviewgäste real vor Ort sind, sondern z.B. teilweise digital zugeschaltet?

Je nach Videokonferenzsoftware ist es möglich, Teilnehmende auf der „Bühne“ anzupinnen. Es ist natürlich auch möglich, eine Person mit einem Bildschirm beim physischen Podium darzustellen.

Ton

Wie wird der Ton vom Podium erfasst? Hat das vor-Ort-Podium (4 Leute) je ein Mikro, oder gibt es ein zentrales Mikro?

Wir arbeiten mit Konferenz-Speakern, die von verschiedenen Herstellern angeboten werden und je nach Preis verschieden viele Personen in verschieden großen Räumen aufnehmen können. Es gibt auch Systeme, bei denen sich mehrere Speaker im Raum verteilt miteinander ohne zentrale Ton-Regie verknüpfen lassen (z.B. von Jabra).

Barrierefreiheit / Breite Beteiligung

Haben Sie Erfahrungen mit z.B. parallel geschalteten Gebärdendolmetscher:innen?

Wir haben bereits Dienstleister beauftragt, die simultan Gebärden-Dolmetschende „Bild-in-Bild“ in einen Live-Stream eingebettet haben. In Videokonferenzen gibt es die Möglichkeit, dass simultan Gebärden-Dolmetschende mit eigener Kamera dazu geschaltet werden und diejenigen, die es benötigen, das Bild der Dolmetschenden bei sich „anheften“. Diese Lösung erfordert natürlich umfangreiche Klärungen vorab.