Veranstaltungsbericht „How To hybrid?“

Veranstaltungen, die Menschen online und vor Ort zusammenbringen Juli 2021 | Kloster Heiligkreuztal

Mittlerweile sind wir angekommen. Angekommen in der digitalen Arbeitswelt. Wir nutzen Videokonferenzen und Headsets immer selbstverständlicher, wie früher die Telefonhörer. Wir treffen uns online für Meetings, Workshops und auch zu großen Messen. Immer häufiger kommen aber dabei die Fragen auf:

• Können wir uns wieder persönlich begegnen?
• Werden wir digitale und Präsenzformate zukünftig verbinden können, um mehrere unterschiedliche Zielgruppen zu erreichen?
• Was bleibt positives aus dieser Zeit?

Und damit verbunden auch die Frage: wie gehen hybride Veranstaltungsformate? How to hybrid?

Diese Frage hat auch uns bei der Allianz für Beteiligung bewegt und so haben wir es im Rahmen der Vorbereitung des Beteiligungskongresses mal im Kleinen ausprobiert. Gemeinsam mit dem K-Punkt ländliche Entwicklung haben wir eine hybride Veranstaltung geplant. In der Durchführung hat uns die translake GmbH unterstützt. Das Konzept sah vor, dass die Veranstaltung vor Ort im Kloster Heiligkreuztal stattfindet. Anwesender Personenkreis: Mitarbeitende des K-Punkt ländliche Entwicklung, der Allianz für Beteiligung, der translake GmbH sowie Teilnehmende in Präsenz und digital per Webex. Ziel der Veranstaltung war es aufzuzeigen, wie hybride Formate auch im kleinen Rahmen und mit einem kleinen Budget umgesetzt werden können.

Unser Set-Up dazu sah wie folgt aus:

• Im vorderen Bereich hatten wir Stühle für die Podiumsteilnehmenden aufgestellt.
• Auf der Leinwand dahinter haben wir das Webex-Meeting mit einem Beamer übertragen, um ein Gefühl für alle Teilnehmen zu bekommen und auch, um den Gästen vor Ort Einblicke in den digitalen Raum geben zu können.
• Vor den Podiumsgästen war ein kleiner Tisch platziert, auf welchem ein Lautsprecher mit integriertem Mikrofon stand. Dieser war wiederum mit einem Laptop verbunden, um den Ton ins Webex-Meeting zu übertragen.
• Zusätzlich war an diesen Laptop auch eine kleine statische Webcam angeschlossen, die das Bild des Podiums in den digitalen Meetingraum übertragen hat.
• Die Webcam war auf einem Stativ angebracht, welches hinter dem Lautsprecher platziert wurde.
• Dahinter wiederum war ein Bildschirm aufgestellt, der dasselbe Bild übertrug, wie der Beamer, also das Webex-Meeting zeigte. Dieser Bildschirm war für die Podiumsteilnehmenden da, um auch die Personen im digitalen Raum sehen zu können.
• Gesteuert und gestreamt wurde das Meeting von zwei Laptops: Ein Laptop diente dazu das Webex-Meeting zu eröffnen. Dieser Rechner besaß die Gastgeberrechte für das Meeting und war somit das Steuercenter. Der zweite Laptop, an welchen Kamera und Lautsprecher angeschlossen waren, übertrug das Podium und war regulär als Teilnehmer im Meeting eingewählt.
• Im Hintergrund an das Technikcenter waren die Teilnehmenden platziert, die vor Ort an der Veranstaltung teilnahmen.

Im Rahmen der Veranstaltung zeigten wir auf, was es bei der Planung und Durchführung von hybriden Veranstaltungsformaten zu beachten gilt. Dabei kamen auch einige Rückfragen der Teilnehmenden im Chat zusammen. Wir werden diese Fragen aufbereiten und mitsamt Antworten an dieser Stelle mit Ihnen teilen. Zudem werden wir Ihnen gerne in einem weiteren Blogbeitrag zu diesem Thema von unseren Erfahrungen und Learnings berichten.